Privacyverklaring

Softcrow Trusted Electronic Services B.V.

Versie: 16 juli 2026, ter vervanging van de vorige versie

1. Inleiding

Softcrow Trusted Electronic Services B.V. (hierna: Softcrow) verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom, hoe we ze opslaan en beveiligen, en welke rechten je hebt.

Deze verklaring is van toepassing op alle gegevens die Softcrow verwerkt in het kader van haar escrowdiensten.

Softcrow Trusted Electronic Services B.V.
Monitorweg 11
1322 BJ Almere

KvK: 33251600
BTW: NL8023.94.620.B.02

2. Wie is Softcrow?

Softcrow is een escrow dienstverlener. Wij bieden continuïteitsregelingen aan waarmee gebruikers van software deze software kunnen blijven gebruiken, ook als de leverancier failliet gaat of om een andere reden zijn verplichtingen niet meer kan nakomen.

In het kader van onze dienstverlening beschikken wij om twee redenen over gegevens:

• Contactgegevens: gegevens van onze (potentiële) klanten, zowel gebruikers als leveranciers van software
• Depot: gegevens die een leverancier als onderdeel van een continuïteitsregeling bij ons deponeert

3. Welke gegevens verwerken we en waarom?

Contactgegevens

Dit zijn gegevens die we ontvangen van leveranciers, begunstigden of andere partijen die betrokken zijn bij onze dienstverlening, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en kantooradres.

We gebruiken deze gegevens voor:

• Contact opnemen: als je via onze website of anderszins contact met ons opneemt, leggen we je gegevens vast om je verzoek te kunnen beantwoorden
• Bedrijfsmatige communicatie: om te communiceren over overeenkomsten, diensten, status en voortgang van onze dienstverlening
• Toezending van documentatie: vraag je via de website een modelovereenkomst aan, dan gebruiken we je e-mailadres om die toe te sturen

Depot

Leveranciers kunnen als onderdeel van een continuïteitsregeling een datadepot bij ons onderbrengen. De inhoud van dit depot wordt bepaald door de leverancier en bevat doorgaans gegevens die gebruikers in het systeem van de leverancier hebben ingevoerd.

Een depot kan persoonsgegevens in de zin van de AVG bevatten, maar dat hoeft niet. Softcrow kan dat zelf niet vaststellen.

Belangrijk: Softcrow heeft geen toegang tot de inhoud van depot. De leverancier versleutelt het depot zelf, vóór aanlevering. De encryptiesleutel wordt niet met Softcrow gedeeld, maar uitsluitend met de begunstigde. Softcrow slaat uitsluitend versleutelde bestanden op en heeft op geen enkele wijze toegang tot de inhoud. Dit is de kern van onze zero-knowledge architectuur.

We slaan een depot uitsluitend op om het versleuteld en ongewijzigd te kunnen leveren aan de begunstigden die in de continuïteitsregeling zijn genoemd. Dat gebeurt alleen wanneer de regeling daarom vraagt.

4. Opslag en beveiliging

Contactgegevens

Contactgegevens worden vastgelegd in onze contactenadministratie. Waar nodig voor de uitvoering van onze werkzaamheden worden gegevens ook opgenomen in fysieke documenten zoals overeenkomsten. Alle bedrijfsdocumenten worden online opgeslagen; afgedrukte documenten in onze beveiligde archiefruimte.

Bewaartermijnen. We bewaren contactgegevens niet langer dan nodig. Gegevens die horen bij een overeenkomst bewaren we gedurende de looptijd van die overeenkomst en daarna nog tien jaar, mede vanwege wettelijke bewaarplichten. Gegevens van een contactverzoek dat niet tot een overeenkomst leidt, verwijderen we uiterlijk een jaar na het laatste contact.

Depot

Voor de opslag van depot hanteren we de volgende werkwijze:

• Beveiligde opslag: depots worden opgeslagen in een beveiligde opslagomgeving in een ISO 27001 gecertificeerd datacenter binnen de EU
• Dagelijkse back-up: er wordt dagelijks een back-up gemaakt in twee onafhankelijke ISO 27001 gecertificeerde datacenters binnen de EU
• Versleuteld door de leverancier: het depot wordt door de leverancier versleuteld vóór aanlevering. De encryptiesleutel wordt niet met Softcrow gedeeld. Softcrow heeft daardoor geen toegang tot de inhoud van het depot, zero-knowledge
• Append-only opslag: aangeleverde data kan na opslag niet worden gewijzigd, verwijderd of gedownload. Nieuwe versies aanleveren is altijd mogelijk. Downloadtoegang wordt uitsluitend op verzoek beschikbaar gesteld
• Integriteitscontrole: van elk depot wordt een SHA256-checksum berekend en wekelijks geverifieerd

5. Jouw rechten

De onderstaande rechten hebben uitsluitend betrekking op contactgegevens. Met betrekking tot gegevens die mogelijk deel uitmaken van depot kan Softcrow deze rechten niet uitoefenen, omdat Softcrow zelf geen toegang heeft tot die gegevens. Bevat een depot mogelijk persoonsgegevens van jou, dan is de leverancier van de betreffende dienst daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke; richt je verzoek in dat geval tot die partij.

Voor het uitoefenen van een van deze rechten controleren we eerst of het verzoek van jou afkomstig is, bijvoorbeeld door te reageren via de contactgegevens die we al van je hebben. Alleen als je identiteit niet op een andere manier is vast te stellen, vragen we om aanvullend bewijs; een kopie van een identiteitsbewijs is daarbij een uiterste middel, waarbij je je pasfoto en BSN afschermt.

Ben je niet tevreden over hoe we met je persoonsgegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer een begunstigde zijn deelname aan een continuïteitsregeling beëindigt, of wanneer de regeling als geheel wordt beëindigd, worden de bijbehorende depot vernietigd via een veilige wisprocedure.

6. Onze plichten

Softcrow verwerkt gegevens op de volgende grondslagen. Contactgegevens die nodig zijn voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst verwerken we op grond van artikel 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van een overeenkomst, inclusief het precontractuele contact). Waar een wettelijke bewaarplicht geldt, is die verplichting de grondslag (artikel 6 lid 1 sub c AVG). Voor het beantwoorden van overige contactverzoeken en voor de webstatistieken en conversiemeting uit sectie 7 baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). We vragen uitsluitend de gegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Gegevens worden alleen gedeeld met andere bij dezelfde overeenkomst betrokken partijen, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening. Als het nodig is gegevens te delen met partijen buiten de betreffende overeenkomst, vragen we daarvoor altijd vooraf toestemming. Uitzondering is de beperkte deling van bezoek- en conversiegegevens zoals beschreven in sectie 7.

Softcrow behoudt zich het recht voor gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een juridisch verzoek. Daarbij respecteren we je recht op privacy zoveel als mogelijk.

7. Webstatistieken

Onze website meet bezoekersstatistieken met Matomo, een open-source analyseprogramma dat we zelf hosten op onze eigen infrastructuur. Alle gegevens blijven bij Softcrow; alleen voor de hieronder beschreven Google Ads-conversiemeting delen we een beperkt gegeven met Google.

Privacyvriendelijk en zonder cookies. We hebben Matomo zo ingericht dat het:

• geen cookies plaatst, waardoor er geen toestemmingsbanner nodig is;
• je IP-adres anonimiseert voordat het wordt opgeslagen;
• de “Do Not Track”-instelling van je browser respecteert.

Welke gegevens. Matomo verwerkt geanonimiseerde gegevens over je bezoek, zoals de bezochte pagina’s, de duur van je bezoek, je geschatte regio (op basis van een geanonimiseerd IP-adres) en globale gegevens over je apparaat en browser. We verzamelen geen direct identificerende gegevens.

Doel en grondslag. We gebruiken deze gegevens voor websitestatistieken, het verbeteren van de site en de hieronder beschreven Google Ads-conversiemeting. Omdat de verwerking privacyvriendelijk en zonder cookies plaatsvindt, baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG); je toestemming is hiervoor niet vereist.

Bewaartermijn. Bezoekgegevens worden maximaal 14 maanden bewaard en daarna automatisch verwijderd.

Afmelden. Wil je niet worden meegeteld, schakel dan de “Do Not Track”-instelling in je browser in; die respecteren we.

Google Ads-conversiemeting. Kom je op onze website via een advertentie in Google Ads en doe je daarna een contactaanvraag, dan delen we de klik-ID van die advertentie (gclid) en het tijdstip van de aanvraag met Google Ads voor campagnemeting. Dit gebeurt zonder cookies en zonder naam, e-mailadres of andere direct identificerende gegevens; Google kan hiermee alleen vaststellen dat een specifieke advertentieklik tot een contactaanvraag heeft geleid. Google verwerkt deze gegevens mogelijk ook buiten de EU, in de Verenigde Staten; Google is daarvoor gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.

Marketingbureau. Voor het beheer van onze advertentiecampagnes kan een door ons ingeschakeld marketingbureau de bezoekersstatistieken uit Matomo raadplegen, uitsluitend voor dat doel.

Kaart op de contactpagina. Op de contactpagina tonen we een kaart van OpenStreetMap. Bij het laden van die kaart haalt je browser kaartbeelden op bij de OpenStreetMap Foundation, die daarbij je IP-adres ontvangt.

8. Contact

Voor vragen of opmerkingen met betrekking tot deze privacyverklaring kun je ons bereiken via:

E-mail: privacy@softcrow.com
Telefoon: +31 (0)20 696 20 50

Per post kan ook; gebruik daarvoor het adres bovenaan deze verklaring.

9. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast als gevolg van wijzigingen in onze werkzaamheden, nieuwe inzichten of wetswijzigingen. De actuele versie, herkenbaar aan de versiedatum bovenaan, is altijd beschikbaar op onze website.