Privacyverklaring

Softcrow Trusted Electronic Services B.V.

Versie: 2025, ter vervanging van de vorige versie

1. Inleiding

Softcrow Trusted Electronic Services B.V. (hierna: Softcrow) verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom, hoe we ze opslaan en beveiligen, en welke rechten je hebt.

Deze verklaring is van toepassing op alle gegevens die Softcrow verwerkt in het kader van haar escrowdiensten.

Softcrow Trusted Electronic Services B.V.
Monitorweg 11
1322 BJ Almere
E-mail: privacy@softcrow.com

KvK: 33251600
BTW: NL8023.94.620.B.02

2. Wie is Softcrow?

Softcrow is een escrow dienstverlener. Wij bieden continuïteitsregelingen aan waarmee gebruikers van software deze software kunnen blijven gebruiken, ook als de leverancier failliet gaat of om een andere reden zijn verplichtingen niet meer kan nakomen.

In het kader van onze dienstverlening beschikken wij om twee redenen over gegevens:

• Contactgegevens: gegevens van onze (potentiële) klanten, zowel gebruikers als leveranciers van software
• Depot: gegevens die een leverancier als onderdeel van een continuïteitsregeling bij ons deponeert

3. Welke gegevens verwerken we en waarom?

Contactgegevens

Dit zijn gegevens die we ontvangen van leveranciers, begunstigden of andere partijen die betrokken zijn bij onze dienstverlening, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer en kantooradres.

We gebruiken deze gegevens voor:

• Contact opnemen: als je via onze website of anderszins contact met ons opneemt, leggen we je gegevens vast om je verzoek te kunnen beantwoorden
• Bedrijfsmatige communicatie: om te communiceren over overeenkomsten, diensten, status en voortgang van onze dienstverlening

Depot

Leveranciers van SaaS-diensten kunnen als onderdeel van een continuïteitsregeling een datadepot bij ons onderbrengen. De inhoud van dit depot wordt bepaald door de leverancier en bevat doorgaans gegevens die gebruikers van de SaaS-dienst in het systeem hebben ingevoerd.

Het is mogelijk, maar niet altijd het geval, en voor Softcrow niet verifieerbaar, dat dit depot persoonsgegevens bevat in de zin van de AVG.

Belangrijk: Softcrow heeft geen toegang tot de inhoud van depot. De leverancier versleutelt het depot zelf, vóór aanlevering. De encryptiesleutel wordt niet met Softcrow gedeeld, maar uitsluitend met de begunstigde. Softcrow slaat uitsluitend versleutelde bestanden op en heeft op geen enkele wijze toegang tot de inhoud. Dit is de kern van onze zero-knowledge architectuur.

Het depot wordt uitsluitend opgeslagen om het, versleuteld en ongewijzigd, te leveren aan de in de continuïteitsregeling genoemde begunstigden, indien de regeling daarom vraagt.

4. Opslag en beveiliging

Contactgegevens

Contactgegevens worden vastgelegd in onze contactenadministratie. Waar nodig voor de uitvoering van onze werkzaamheden worden gegevens ook opgenomen in fysieke documenten zoals overeenkomsten. Alle bedrijfsdocumenten worden online opgeslagen; afgedrukte documenten in onze beveiligde archiefruimte.

Depot

Voor de opslag van depot hanteren we de volgende werkwijze:

• Beveiligde opslag: depots worden opgeslagen in een beveiligde opslagomgeving in een ISO 27001 gecertificeerd datacenter binnen de EU
• Dagelijkse back-up: er wordt dagelijks een back-up gemaakt in twee onafhankelijke ISO 27001 gecertificeerde datacenters binnen de EU
• Versleuteld door de leverancier: het depot wordt door de leverancier versleuteld vóór aanlevering. De encryptiesleutel wordt niet met Softcrow gedeeld. Softcrow heeft daardoor geen toegang tot de inhoud van het depot, zero-knowledge
• Append-only opslag: aangeleverde data kan na opslag niet worden gewijzigd, verwijderd of gedownload. Nieuwe versies aanleveren is altijd mogelijk. Downloadtoegang wordt uitsluitend op verzoek beschikbaar gesteld
• Integriteitscontrole: van elk depot wordt een SHA256-checksum berekend en wekelijks geverifieerd

5. Jouw rechten

De onderstaande rechten hebben uitsluitend betrekking op contactgegevens. Met betrekking tot gegevens die mogelijk deel uitmaken van depot kan Softcrow deze rechten niet uitoefenen, omdat Softcrow zelf geen toegang heeft tot die gegevens.

Voor het uitoefenen van een van deze rechten vragen we je je te legitimeren met een kopie van een geldig identiteitsbewijs.

Wanneer een begunstigde zijn deelname aan een continuïteitsregeling beëindigt, of wanneer de regeling als geheel wordt beëindigd, worden de bijbehorende depot vernietigd via een veilige wisprocedure.

6. Onze plichten

Softcrow verwerkt gegevens op grond van een gerechtvaardigd commercieel belang. We vragen uitsluitend de gegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Gegevens worden alleen gedeeld met andere bij dezelfde overeenkomst betrokken partijen, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening. Als het nodig is gegevens te delen met partijen buiten de betreffende overeenkomst, vragen we daarvoor altijd vooraf toestemming.

Softcrow behoudt zich het recht voor gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist is of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een juridisch verzoek. Daarbij respecteren we je recht op privacy zoveel als mogelijk.

7. Webstatistieken

Onze website meet bezoekersstatistieken met Matomo, een open-source analyseprogramma dat we zelf hosten op onze eigen infrastructuur. Alle gegevens blijven bij Softcrow; er wordt niets gedeeld met Google of andere derden.

Privacyvriendelijk en zonder cookies. We hebben Matomo zo ingericht dat het:

• geen cookies plaatst, waardoor er geen toestemmingsbanner nodig is;
• je IP-adres anonimiseert voordat het wordt opgeslagen;
• de “Do Not Track”-instelling van je browser respecteert.

Welke gegevens. Matomo verwerkt geanonimiseerde gegevens over je bezoek, zoals de bezochte pagina’s, de duur van je bezoek, je geschatte regio (op basis van een geanonimiseerd IP-adres) en globale gegevens over je apparaat en browser. We verzamelen geen direct identificerende gegevens.

Doel en grondslag. We gebruiken deze gegevens uitsluitend voor websitestatistieken en het verbeteren van de site. Omdat de verwerking privacyvriendelijk en zonder cookies plaatsvindt, baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG); je toestemming is hiervoor niet vereist.

Bewaartermijn. Bezoekgegevens worden maximaal 14 maanden bewaard en daarna automatisch verwijderd.

Afmelden. Wil je niet worden meegeteld, schakel dan de “Do Not Track”-instelling in je browser in; die respecteren we.

8. Contact

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring kun je ons bereiken via:

E-mail: privacy@softcrow.com
Telefoon: +31 (0)20 696 20 50
Post: Softcrow Trusted Electronic Services B.V., Monitorweg 11, 1322 BJ Almere

9. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast als gevolg van wijzigingen in onze werkzaamheden, nieuwe inzichten of wetswijzigingen. De actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.